De uitnodigingen vooraf moeten vaak op het laatste moment nog even de deur uit. Maar een mail die begint met ‘beste deelnemers’ klik je weg, zoek je op de dag van de bijeenkomst nog even op en pas dán zie je dat je ook gevraagd werd iets persoonlijks voor te bereiden. Eigenlijk wil je dat mensen zich persoonlijk aangesproken voelen en aangehaakt raken. Je wilt ze een plek geven en in de ‘aan-stand’ krijgen. Ze zijn niet één van de deelnemers en niemand wil diegene zijn die niets mee heeft genomen. Tegelijk wil je ook niet bewerkstelligen dat de voorbereiding als een 'moetje' wordt ervaren. 

Personaliseer je uitnodiging: Waarom heb je juist deze persoon uitgenodigd? Dit kun je best uitspreken naar de persoon. Waarmee vraag je de persoon in te stappen? Hiermee geef je hem of haar een plek. Hoe drukt de uitnodiging zonder te dwingen urgentie uit? Welke aspecten aan jouw uitnodiging kun je allemaal aantrekkelijker maken?